Khi đa nhiệm là một vấn đề. Nó làm loãng sự tập trung và chú ý của bạn, ngay cả những nhiệm vụ dễ dàng nhất cũng trở nên khó hơn và mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành.
Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng trong khi bạn nghĩ rằng bạn đang đa nhiệm, bạn đang chuyển đổi nhiệm vụ thực tế, điều đó có nghĩa là sự chú ý của bạn đang chuyển đổi giữa hai hay nhiều những mẩu công việc nhỏ và làm cạn kiệt nguồn năng lượng để bạn làm việc.
Đây là lý do tại sao, mặc dù bạn có thể làm rất ít hoặc không có hoạt động thể chất nào gây tốn sức, nhưng mỗi khi bạn về nhà vào cuối ngày bạn cảm thấy kiệt sức và không có tâm trạng để làm bất cứ điều gì.
Một ngày làm việc, với môi trường gây rối, chúng ta bật máy tính lên, với hàng trăm email đến, tất cả đều gây sự chú ý cho chúng ta. Điện thoại kêu reng reng, đồng nghiệp thì phàn nàn với những kế hoạch và ý tưởng làm việc mới của công ty, những tranh cãi xung quanh,… tất cả những điều này gây ra cho chúng ta một sự đa nhiệm rối. Sự chú ý liên tục bị chuyển đổi từ khủng hoảng này đến khủng hoảng khác.
Vậy chúng ta có thể làm gì với điều đó? Chúng ta biết rằng đó không phải là một cách làm việc tốt để có được chất lượng công việc. Dưới đây là một vài chiến lược giúp chúng ta dừng sự đã nhiệm để tập trung làm việc hiệu quả hơn.
1. Nghỉ ngơi đầy đủ
Khi bạn mệt mỏi, bộ não của bạn sẽ có ít sức mạnh để chống chọi ngay cả việc tìm kiếm sự chú ý nhỏ nhất. Và bạn cảm thấy tâm trí mình đang lang thang khắp nơi, đó là dấu hiệu cho thấy bộ não của bạn đang mệt mỏi và cần được nghỉ ngơi.
Do đó, một kế hoạch nghỉ ngơi đầy đủ cho mỗi ngày, chẳng hạn như một giấc ngủ đủ 8h, những giây phút thư giãn sau những căng thẳng sẽ giúp cho bộ não của bạn được tiếp năng lượng và vận hành tốt hơn. Do đó, bạn sẽ tập trung làm việc hơn.
2. Lên kế hoạch cho ngày của bạn
Khi bạn không có kế hoạch cho một ngày, thì ngày đó sẽ tạo một kế hoạch cho bạn. Khi bạn để mặc cho những thứ bên ngoài kiểm soát ngày của bạn, rất khó để kiểm soát đúng hướng đi của bạn.
Khi bạn có kế hoạch cho một ngày, khi bạn đến nơi làm việc, bộ não của bạn biết chính xác những gì bạn muốn đạt được và sẽ tự mình chuẩn bị sẵn sàng cho một công việc tập trung bền vững.
Bạn sẽ tăng cường khả năng tập trung, tránh những phân tâm ra công việc khác, và như vậy bạn làm việc tập trung và hiệu quả hơn.
3. Xóa mọi thứ khỏi bàn làm việc và màn hình của bạn ngoại trừ công việc bạn đang làm
Nếu trên bàn làm việc của bạn với một loạt các tập tài liệu, hồ sơ của các công việc khác nhau cần làm. Bạn đang thực hiện một công việc, nhưng đôi mắt bạn, tâm trí bạn lại đang lang thang trên những tập tài liệu, hồ sơ của công việc khác. Điều này vô tình khiến bạn bị cuốn vào sự đa nhiệm, bạn làm 3, 4 công việc một lúc, lướt qua lại để tìm kiếm sự dễ dàng hay điều gì đó. Để rồi khiến tất cả công việc của bạn không thể hoàn thành nhanh hơn mà còn bị chậm hơn.
Do vậy, khi bạn đang làm một công việc, hãy để trên màn hình và bàn làm việc của bạn chỉ có công việc đó, bạn sẽ tập trung làm việc và nhanh chóng hoàn thành một cách hiệu quả.
4. Khi ở bàn làm việc thì chỉ làm việc
Chúng ta là những sinh vật của thói quen. Nếu bạn mua sắm online, đọc tin tức hay bất cứ hoạt động nào và kể cả công việc ở bàn làm việc, sẽ gây ra cho bạn thói quen không tập trung, bạn sẽ bị cám dỗ bởi những thứ khác khi làm việc.
Hãy mua sắm trực tuyến ở một địa điểm khác — nhà của bạn hoặc từ điện thoại của bạn khi bạn đang nghỉ ngơi — và chỉ thực hiện công việc của bạn khi ở bàn làm việc. Điều này làm cho bộ não của bạn tập trung vào công việc của bạn chứ không tập trung vào những thứ khác.
5. Học cách nói KHÔNG
Bất cứ khi nào bạn nghe thấy cụm từ “học cách nói không”, nó không có nghĩa là bạn thể hiện sự thô lỗ với tất cả mọi người. Ý nghĩa của nó chỉ là chậm lại cho câu trả lời CÓ.
Hầu hết các vấn đề xảy ra khi chúng ta nói “CÓ” ngay lập tức. Sau đó, chúng ta phải dành một khoảng thời gian, một nguồn năng lượng để suy nghĩ cách để thoát khỏi sự cam kết mà chúng ta đã hứa CÓ.
Bằng cách nói “Để tôi suy nghĩ về điều đó” hoặc “Tôi có thể trả lời bạn sau” sẽ cho bạn thời gian để suy nghĩ đánh giá về lời đề nghị, và cũng giúp bạn quay lại với công việc nhanh hơn.
6. Tắt thông báo trên màn hình máy tính
Hầu hết chúng ta vẫn sử dụng máy tính để làm việc. Khi bật các thông báo trên màn hình như thông báo email, tin tức,… sẽ làm cho bạn bị mất tập trung cho dù bạn cảm thấy sự tập trung của bạn mạnh đến cỡ nào.
Hãy tắt tất cả thông báo đó, lên kế hoạch đánh giá email định kỳ giữa các task hoặc các khoảng thời gian. Khi làm điều này, sẽ giúp bạn tạo được thói quen về lịch biểu làm việc, giải quyết email, giúp cho bạn tập trung vào công việc hiện tại tốt hơn.
7. Tìm một nơi yên tĩnh để làm công việc quan trọng nhất
Hầu hết các nơi làm việc đều có phòng họp trống. Nếu bạn có công việc quan trọng để hoàn thành, hãy hỏi xem bạn có thể sử dụng một trong những phòng đó và làm công việc của bạn ở đó không.
Bạn có thể đóng cửa, đeo tai nghe và chỉ tập trung vào những gì quan trọng. Đây là một cách tuyệt vời để xóa tất cả các nhiệm vụ khác, không quan trọng, đòi hỏi sự chú ý của bạn và chỉ tập trung vào một công việc.
Chỉ khi tập trung thì năng suất làm việc của bạn mới được nâng cao.
Tập trung vào một công việc tại một thời điểm có thể sẽ khó khăn với bạn, nhưng lợi ích thì rất lớn. Công việc bạn hoàn thành tốt hơn, ít lỗi hơn, và bạn sẽ làm được nhiều việc hơn mà không cảm thấy mệt mỏi vào cuối mỗi ngày.
Hãy lập danh sách 5 công việc bạn muốn hoàn thành vào ngày hôm sau trước khi kết thúc ngày làm việc của mình. Và khi bắt đầu công việc ngày mới, hãy bắt đầu từng việc một từ đầu danh sách.
Đừng bắt đầu những việc khác khi mà bạn chưa hoàn thành công việc hiện tại. Hãy làm từng việc tuần tự từ trên xuống và hoàn thành sau đó chuyển sang công việc tiếp theo. Bạn sẽ thấy mình làm việc hiệu quả hơn và đặc biệt là bạn luôn cảm thấy khỏe và sảng khoái tinh thần sau mỗi ngày làm việc.
